Objednávkový systém pro klienty na web

Objednávky vám chodí do zpráv na Instagramu, na e-mail, občas do SMS, a pak to večer přepisujete do tabulky. Krátká odpověď hned na úvod: objednávkový systém pro klienty je část webu, kde si člověk objedná konkrétní věc nebo službu, doplní podrobnosti, dostane potvrzení a vy vidíte objednávku v přehledu i s jejím stavem. Nejde o výběr času v kalendáři, ale o zakázku, která má začátek, průběh a konec.

V tomhle článku projdeme, čím se objednávkový systém liší od rezervačního kalendáře i od velkého e-shopu, co jsou stavy objednávky, jak vypadají potvrzovací e-maily, kam vám objednávka dorazí, jak se hlídá kapacita a kdy si vystačíte s hotovým nástrojem. Když hledáte spíš objednávání na termín, tedy klasické rezervace, začněte u článku rezervační systém na web, kde je celé téma rezervací od začátku.

Je to formulář a přehled v jednom. Klient si na webu vybere, co chce, doplní podrobnosti a přílohy, tedy rozměry, barvu, fotku předlohy nebo termín, do kdy to potřebuje, a odešle objednávku. Web mu obratem pošle potvrzení a vám oznámení. Objednávka se uloží se stavem, který postupně měníte, jak zakázka postupuje. To pro vás znamená, že už v neděli večer nebudete v archivu zpráv dohledávat, kdo si objednal ten modrý hrnek a jestli jste mu vlastně odepsala.

Objednávka na webu se hodí všude tam, kde si zákazník nekupuje čas, ale výsledek. Zakázková výroba, oprava, konzultace s podklady předem, opakovaný odběr, místo v kurzu nebo na workshopu s omezenou kapacitou. Všechno tohle má společné to, že mezi objednáním a předáním je nějaká práce, kterou je potřeba uřídit.

Tyhle tři věci se často pletou dohromady, přitom každá řeší něco jiného a stojí jinak. Nejrychleji to uvidíte v tabulce.

Z tabulky plynou dvě věty, které stojí za zapamatování. Objednávkový systém není rezervační kalendář, protože neprodáváte čas, ale výsledek. A objednávkový systém není velký e-shop, protože nepotřebujete košík, sklad ani dopravce, ale formulář, stavy a přehled. Když se rozhodujete mezi kalendářem a objednávkami, pomůže i článek rezervační kalendář na web, kde je vidět, co všechno kalendářová část obnáší.

Hotový e-shop z krabicového řešení je postavený na tom, že máte hotové kusy, u každého pevnou cenu a zákazník si je naskládá do košíku. Jenže u zakázkové výroby cena vzniká až z domluvy. Jiná je u malé misky a jiná u sady pro celou rodinu, jiná, když židli opravujete, a jiná, když ji děláte novou. Košík tuhle nejistotu neumí a nutí vás vymýšlet varianty, které stejně neodpovídají skutečnosti.

Druhá past je sklad. E-shop chce vědět, kolik kusů máte. Vy ale nemáte kusy, máte kapacitu. Zvládnete pět zakázek do konce měsíce a to je vaše číslo. Proto u výroby na zakázku obvykle stačí objednávkový formulář, který sbírá podklady, potvrzovací e-mail a přehled objednávek se stavy. Díky tomu už nebudete platit za funkce, které nikdy nezapnete.

Stav je jedno slovo, které říká, kde zakázka právě je. Vypadá to jako drobnost, ale je to ta část, která ušetří nejvíc psaní. Osvědčuje se pět stavů:

Stavy odpovídají na tu jednu otázku, kterou vám lidé posílají nejčastěji, tedy kdy to bude. Když u každé změny stavu odejde krátký e-mail, otázka většinou vůbec nevznikne. Pro vás je to zároveň pracovní seznam. Ráno se podíváte, co je ve výrobě a co čeká na potvrzení, a víte, čím začít.

Každá objednávka má vygenerovat dva e-maily. Jeden klientovi, aby měl jistotu, že objednávka dorazila, a jeden vám, abyste o ní věděla, i když zrovna nesedíte u počítače. Do e-mailu klientovi patří shrnutí objednávky, přibližný termín, do kdy se ozvete, a kontakt na vás. Do e-mailu vám patří vše, co klient vyplnil, ať nemusíte nikam klikat.

Automatické e-maily jsou zároveň nejjednodušší forma automatizace, kterou web umí. Co všechno se dá takhle sundat z ramen, rozebírám v článku automatizace webu.

Aby systém dával smysl, musí mít jedno místo, kde jsou všechny objednávky pohromadě. V praxi se dobře osvědčily tři cesty a liší se hlavně tím, kolik zakázek za měsíc máte:

Tohle je funkce, kterou v hotových nástrojích většinou nenajdete, a přitom právě ona chrání vaše nervy. Web umí přijímat objednávky jen do naplnění kapacity, do určitého data nebo do počtu kusů. Když je plno, formulář se přepne a místo objednávky nabídne čekací listinu, tedy sběr e-mailů na další termín. To pro vás znamená, že nikdy neslíbíte víc, než stihnete, a zároveň o zájemce nepřijdete.

U kurzů a workshopů funguje totéž s počtem míst. Jakmile se místa naplní, přepne se stránka na náhradníky a vy máte hotový seznam lidí, kterým stačí napsat jednu zprávu, když se někdo odhlásí.

U zakázkové výroby se osvědčuje záloha, protože materiál nakupujete dřív, než dostanete zaplaceno. Obvykle stačí třicet až padesát procent při potvrzení objednávky a doplatek před předáním. Zaplatit se dá přes platební bránu, QR platbou z e-mailu nebo klasicky na fakturu. Díky záloze ubyde objednávek, které si člověk rozmyslí dřív, než vůbec stihnete začít.

Když prodáváte i hotové kusy, dává smysl mít obojí vedle sebe. Hotové zboží s pevnou cenou koupí zákazník rovnou, zakázka projde formulářem a domluvou. Kolik taková kombinace stojí, si naklikáte v průvodci a rozsah balíčků najdete v ceníku.

Zprávy jsou nejhorší evidence, jakou si můžete pořídit. Nedají se filtrovat, nemají stavy, mizí ve vláknech a jedna nepřečtená zpráva znamená ztracenou zakázku. Přechod na web přitom nemusí být nezdvořilý ani náhlý. Stačí tři kroky.

Za pár týdnů si to lidé zvyknou a vy máte všechny zakázky na jednom místě. Proč se vyplatí mít vlastní web vedle profilu na sociální síti, rozebírám v článku web, nebo Instagram.

Hotové nástroje jsou skvělé, dokud dělají přesně to, co potřebujete. Reservio a Calendly jsou stavěné na termíny, ne na zakázky. Krabicový e-shop je stavěný na sklad, ne na výrobu. Podle mé praxe se řešení na míru vyplatí, jakmile platí aspoň dva body z tohoto seznamu:

Tuhle otázku dostávám často a odpověď je ve většině případů uklidňující. Vlastní aplikaci nepotřebujete. Web, který dobře funguje na mobilu, umí totéž, zákazník si nemusí nic instalovat a vy nemusíte řešit dva obchody s aplikacemi ani schvalování aktualizací. Objednávková stránka se na telefonu otevře hned a je to nejkratší cesta od nápadu k odeslané objednávce.

Aplikace se vyplatí až tam, kde lidé objednávají opakovaně a často, například denní rozvoz, věrnostní program s body nebo objednávky, u kterých potřebujete posílat upozornění přímo do telefonu. Pro řemeslo, handmade, poradenství i kurzy je web levnější, rychlejší a hlavně ho lidé najdou i ve vyhledávání.

Objednávkový systém stavím jako součást webu, ne jako vložené cizí okno. Postavím formulář přesně na vaše otázky, napojím potvrzovací e-maily oběma stranám, připravím přehled objednávek se stavy a podle potřeby přidám zálohu, kapacitu i čekací listinu. Nastavení i testování si beru na starost já, vy jen popíšete, jak vaše zakázky ve skutečnosti probíhají. Jak celý web vzniká krok za krokem, popisuji v sekci jak to funguje.

Objednávkový systém pro klienty přijme na webu konkrétní zakázku, pošle potvrzení oběma stranám a drží ji v přehledu se stavem od přijetí až po předání. Rezervační kalendář prodává čas, e-shop prodává hotové kusy, objednávka řeší práci mezi tím. Nejvíc času ušetří stavy, automatické e-maily, hlídání kapacity a záloha předem.

Chcete objednávky na jednom místě, se stavy a bez dohledávání ve zprávách? Sestavte si web v průvodci, přidejte objednávkový systém a hned uvidíte cenu. Napojení a nastavení nechte na mně.