Rezervační kalendář na web: jak funguje

Znáte to. Přijde zpráva, že by se klient chtěl objednat, vy odepíšete tři termíny, on se ozve za dva dny, že ani jeden nemůže, a začíná to nanovo. Než se domluvíte, uteče půl týdne a několik zpráv. Rezervační kalendář na webu tohle celé odstraní. Ukáže návštěvníkovi jen vaše volné termíny, on si vybere a objedná se sám, a to i večer nebo o víkendu, kdy zrovna nejste u telefonu.

Ještě než se do toho pustíme, jedno upřesnění. Rezervační kalendář je užší část širšího rezervačního systému: zatímco systém je celý mechanismus objednávání, kalendář je jeho viditelná tvář, tedy mřížka termínů, ze které si klient vybírá. Když hledáte spíš obecný přehled, začněte u článku o rezervačním systému. Tady jdeme do hloubky právě té kalendářové části.

V tomto článku si projdeme, co rezervační kalendář je, jak funguje, jak se napojí na váš vlastní kalendář, co si u něj nastavit a jakých chyb se vyvarovat. Na konci víte přesně, co od něj čekat a jak ho dostat na web.

Rezervační kalendář je kalendářová část rezervačního systému. Zatímco rezervační systém je celý ten mechanismus objednávání, kalendář je jeho viditelná tvář: mřížka dnů a časů, kde svítí jen volné termíny. Klient vidí vaši dostupnost na první pohled a vybere si, co mu sedí.

Podstatné je, že klient vidí jen volná okna. Nevidí váš celý diář ani to, kdy máte jiné klienty. Vidí pouze termíny, které jste pro objednávání uvolnili, všechno ostatní zůstává skryté. Právě tím se rezervační kalendář liší od obyčejného kalendáře nasdíleného odkazem: je udělaný pro klienta, ne pro vás.

Z pohledu klienta je to jednoduché a rychlé:

Celé to klientovi zabere pár desítek vteřin a nepotřebuje k tomu vás. Vy zatím děláte svou práci a jen sledujete, jak se termíny plní. Žádné dohadování, žádné přepisování, žádné hledání volného okna v paměti.

Největší kouzlo rezervačního kalendáře je propojení s tím vaším. Kalendář na webu se napojí třeba na Google Kalendář, Outlook nebo Apple Kalendář, takže vidí, kdy už máte plno. Když si někam zapíšete schůzku, oběd nebo dovolenou, web ten čas automaticky přestane nabízet. A naopak, jakmile si vás někdo přes web zarezervuje, objeví se vám to ve vašem kalendáři.

Tomu se říká obousměrná synchronizace a je to přesně to, co brání dvojím rezervacím. Nemusíte hlídat dva kalendáře zvlášť ani nic přepisovat ručně. Máte jen jeden diář, ten svůj, a web se mu přizpůsobí. Když si k němu ještě nastavíte pauzu mezi termíny, systém sám nechá čas na cestu, přípravu nebo úklid, ať vám schůzky nenavazují na sebe bez nadechnutí.

Rezervační kalendář není jen holá mřížka. Aby vám opravdu ušetřil práci, vyplatí se promyslet pár nastavení. Většina z nich se udělá jednou a pak už jedou samy:

Jakmile se klient objedná, hned mu odejde potvrzovací e-mail s termínem a vším potřebným. Den před schůzkou pak dorazí připomínka, e-mailem nebo SMS. Zní to jako maličkost, ale právě připomínky nejvíc snižují počet zapomenutých a neomluvených schůzek. Klient na termín nezapomene a vám se nestane, že vyhradíte hodinu a nikdo nepřijde.

V potvrzení bývá i odkaz na přeložení nebo zrušení termínu. Když klient nemůže, přehodí si to sám a uvolněné okno se hned nabídne dalšímu. Vy nemusíte nic řešit ani přepisovat.

Někdy se hodí propojit rezervaci rovnou s platbou. Klient si termín nejen zarezervuje, ale hned zaplatí nebo složí zálohu. Má to dvě výhody: výrazně to sníží počet neomluvených absencí, protože zaplacený termín si lidé hlídají, a část práce máte zaplacenou dopředu. Platba u rezervace je jedna z forem automatizace webu, kde web pracuje za vás od objednání až po peníze na účtu.

Rezervační kalendář pomůže jen tehdy, když ho nastavíte s hlavou. Nejčastější chyby, které lidem berou objednávky:

Rezervační kalendář ocení každý, kdo pracuje na objednávky. Terapeutka nechá klienty vybrat volná okna mezi sezeními. Fyzioterapeut nebo masér má den rozdělený na sloty a odpadá mu telefonování. Koučka nabídne úvodní konzultaci zdarma i placené balíčky. Lektorka otevře termíny lekcí s omezenou kapacitou. Komu se objednávání hodí nejvíc a jak celý systém funguje, rozebíráme podrobně v článku rezervační systém na web.

Rezervačních kalendářů je celá řada, od jednodušších po rozsáhlé. Některé zvládnou i propojení s platbami, skupinové lekce nebo napojení na váš e-mailing. Nemusíte v tom vybírat sami. Podle toho, co potřebujete, doporučíme vhodný nástroj a napojíme ho tak, aby ladil se zbytkem webu i se značkou.

U nás rezervační kalendář napojíme přímo do webu a propojíme s vaším kalendářem. Nemusíte nic nastavovat ani spojovat sami. Vyberete si rezervace v průvodci, my vhodný nástroj zapojíme, sladíme s designem webu a otestujeme, že celý proces od objednání po potvrzení funguje. Jak celý web vzniká, popisujeme v sekci jak to funguje.

Rezervační kalendář na webu ukáže klientům jen volné termíny a nechá je objednat se sami, kdykoli se jim to hodí. Když ho propojíte s vaším vlastním kalendářem, termíny se nekryjí a nic nepřepisujete ručně. Dobré nastavení délek, pauz a otevírací doby z něj udělá tichého pomocníka, potvrzení a připomínky omezí zapomenuté schůzky a volitelná platba předem sníží neomluvené absence. A hlavně: funguje hlavně na mobilu, kde se lidé objednávají nejčastěji.

Chcete, aby se klienti objednávali sami z kalendáře na webu? Sestavte si web v průvodci, přidejte rezervace a hned vidíte cenu. Výběr nástroje i napojení necháte na nás. A když chcete vidět, jak vypadá hotový web s rezervacemi na míru, vyzkoušejte si tam ukázku kalendáře.